Rechnungen schreiben für Selbstständige und Freiberufler

Der Gesetzgeber schreibt gewisse Pflichtangaben vor, die auf jeder Rechnung enthalten sein müssen. Zu diesen Pflichtangaben zählt folgendes:

• Eigene Anschrift

• Anschrift des Kunden

• Fortlaufende und einmalige Rechnungsnummer

• Rechnungsdatum

• Leistungsbeschreibung inkl. Art und Menge

• Preis inkl. Netto-, Brutto- und MwSt.-Angaben

• Leistungsdatum

• Eigene Steuernummer bzw. Umsatzsteuer-ID

Neben diesen Pflichtangaben ist es empfehlenswert, die Rechnung in einer Betreffzeile auch als solche zu betiteln. Darüber hinaus erleichtern Angaben wie die eigenen Geschäftsdaten (E-Mail, Telefon, Adresse und Bankverbindung) dem Kunden die Kontaktaufnahme und Auftragsabwicklung.

Sofern alle Pflichtangaben erkennbar enthalten sind, ist das Design der Rechnung dem Rechnungssteller überlassen. Allerdings muss hierbei darauf geachtet werden, dass die Rechnung als solche erkennbar ist und seriös wirkt. Sofern ein Firmenlogo existiert, sollte dies in jedem Fall als Wiedererkennungszeichen auf der Rechnung Platz finden. Darüber hinaus stellt sich die Frage nach der eigenen Branche. Ein Designer hat möglicherweise noch kreativere Ansprüche an seine Geschäftsunterlagen als beispielsweise ein Rechtsanwalt.

Unabhängig von der Branche gilt es folgende Punkte zu beachten:

• Erkennbare Struktur: Wie bereits angesprochen sollte die Rechnung als solche erkennbar sein. Dies bedeutet, dass beispielsweise das eigene Firmenlogo oben platziert wird und der Gesamtpreis unterhalb der Leistungsbeschreibungen. Zur Orientierung kann hier unsere Vorlage genutzt werden.
• Seriöses Layout: Schriften, Formen und Farben sollten mit Bedacht gewählt werden. Bunte Bilder sind auf einer Rechnung genauso fehl am Platz wie zu große Typografie oder knallige Farben. Eine Rechnung ist ein offizielles Dokument und sollte professionell wirken.
• Corporate Design beachten: Sollte Ihre Firma über ein sogenanntes Corporate Design, also ein einheitliches Erscheinungsbild der eigenen Marke, verfügen, sollte sich dieses auch auf der Rechnung wiederspiegeln.

Beim Versand einer Rechnung kann man eigentlich nicht viel falsch machen. Wichtig ist, dass Sie beim Empfänger ankommt. Ob Sie sie auf dem Postweg, per E-Mail oder old school per Fax verschicken ist egal, bitten Sie einfach den Empfänger um eine kurze Bestätigung des Rechnungseingangs. Gerade beim Verschicken per E-Mail kann man so sicher gehen, dass die Rechnung dem Empfänger auch erreicht hat und nicht im Spam-Ordner versauert.

Sollte es unglücklicherweise vorkommen, dass Sie eine fehlerhafte Rechnung verschickt haben, ist dies kein Grund zu Panik. Sie können die verschickte Rechnung stornieren und eine korrigierte Version versenden. Archivieren Sie das fehlerhafte Exemplar, falls es im Rahmen der Korrespondenz mit dem Kunden zu Rückfragen kommt.

Kleinunternehmer können sich ebenfalls an der vorgestellten Rechnungsvorlage orientieren, allerdings gelten für sie leicht abgeänderte Regeln. Als Kleinunternehmer muss man keine Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen, daher ist natürlich auch auf der Rechnung keine Umsatzsteuer auszuweisen. Hinzu kommt, dass ein Hinweis auf die sogenannte „Kleinunternehmerregelung“ mit Bezug auf das UStG platziert werden muss. Dieser kann beispielsweise wie folgt lauten: „Gemäß 19 UStG ist die Rechnung umsatzsteuerfrei.“

Wie eine Rechnung aussehen kann haben wir im obigen Beispiel dargestellt. Die kostenfreie Rechnungsvorlage können Sie sich hier herunterladen. Oder Sie verwenden eine Buchhaltungssoftware wie die unseres Partners SevDesk , in der sich Rechnungen praktisch in Sekundenschnelle erstellen lassen. Die cloudbasierte Software können Sie zusammen mit Ihrem FYRST-Konto zu vergünstigten Konditionen nutzen und so Buchhaltung und Banking ganz einfach verknüpfen.

Das Rechnungsprogramm füllt automatisch alle rechtlichen Pflichtangaben aus und sorgt dafür, dass die Rechnung den Anforderungen des Gesetzgebers entspricht. Darüber hinaus können Kunden-Adressen oder Bezeichnungen für einzelne Artikel und Produkte in den Stammdaten hinterlegt und so automatisch in Rechnungen übernommen werden. Zudem wird beispielsweise die Umsatzsteuer automatisch berechnet und fortlaufende Rechnungsnummern werden automatisch erstellt. Anhand der Software können Rechnungen komplett remote und mobil erstellt werden. So lassen sie sich bequem aus dem Büro, von unterwegs oder auch zu Hause versenden.

Wie wichtig das Design einer Rechnung ist, haben wir bereits erläutert. Auch dies berücksichtigen Rechnungsprogramme und bieten neben der einfachen Bedienung auch die Möglichkeit, individuell gestaltete Rechnungstemplates zu erstellen, die zum eigenen Unternehmen und dessen Corporate Identity passen. Die Vorlagen sind so gestaltet, dass Sie auch ohne grafische Kenntnisse ein eigenes Rechnungsdesign erstellen können, das ansprechend und professionell wirkt.

Wie einfach das Erstellen einer Rechnung per Buchhaltungssoftware geht, können Sie sich in diesem Video unseres Partners SevDesk ansehen.

Sobald Sie eine Rechnung mit der Software erstellt und versendet haben, hilft das Programm Ihnen dabei, einen Überblick über alle offenen Rechnungen zu behalten. Durch eine Verknüpfung mit Ihrem Geschäftskonto lässt sich ein automatischer Bankabgleich durchführen, der stets eine Übersicht über alle offenen Posten liefert und so Möglichkeiten zu einer rechtzeitigen Reaktion gibt. Mahnungen lassen sich ebenfalls über das Programm regeln. Ein integriertes Mahnwesen weist Ihre Kunden freundlich auf ausstehende Rechnungsposten hin.

Mit Tools wie SevDesk lassen sich nicht nur Rechnungen schreiben, die automatisierte Software bildet alles ab, was Selbstständige und Freiberufler im Rahmen ihrer Buchführung brauchen:

• Erstellung von Angeboten, Rechnungen und Mahnungen

• Erstellung einer Einnahmenüberschussrechnung und Pflege des Customer Relationshop Managements

• Import digitaler Belege und formgerechter DATEV-Export

• Umsatzsteuervoranmeldung

• Abfotografieren von Rechnungen via App

• Automatische Verbuchung

• Übertragung von Kontenumsätzen in die Software