Höhere Produktivität durch effektives Zeitmanagement

Wir alle kennen diese Tage: Wir arbeiten und arbeiten und am Ende des Tages haben wir das Gefühl, nichts geschafft zu haben. Aber ab wann ist ein Arbeitstag produktiv und erfolgreich? Laut Definition meint Produktivität die Effizienz, mit der eine Person eine Aufgabe erledigt. Wichtig dabei ist zu verstehen, dass Produktivität nicht bedeutet, jeden Tag in weniger Zeit noch mehr Dinge abarbeiten zu müssen, sondern wichtige Dinge auf einem konstanten Level zu erledigen. Und egal in welchem Bereich oder welcher Branche Sie arbeiten, ganz häufig gibt es nur wenige Aufgaben, die wirklich wichtig sind. Diese zu erkennen, gehört zu den wichtigen To Do’s im Leben eines Unternehmers. In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen daher klassische Produktivitäts-Killer und stellen Methoden vor, mit denen Sie Ihre eigene Effizienz systematisch steigern können.

Vermeiden Sie diese Produktivitäts-Killer

Es gibt viele offensichtliche Dinge, die unserer Produktivität im Weg stehen wie beispielsweise die berühmte Prokrastination, bei der man Dinge gerne so lange wie möglich vor sich herschiebt und die einige von uns in Perfektion beherrschen (dazu kommen wir später noch genauer). Aber genauso gibt es Faktoren, die uns davon abhalten, richtig produktiv zu sein, die uns aber gar nicht so bewusst sind. Hier sind ein paar Beispiele:

  • Perfektionismus: Häufig ist es besser, Dinge fertig zu stellen, als sie immer und immer wieder zu korrigieren. Setzen Sie sich klare Deadlines und zwingen Sie sich, diese einzuhalten.
  • Unordnung: Ein unaufgeräumter Schreibtisch, volle und unübersichtliche Desktops und unsortierte E-Mail-Postfächer können die eigene Effizienz schnell mindern. Man sucht länger nach Daten, egal ob digital oder offline und der Überblick wird erschwert. Räumen Sie jeden Tag kurz vor Feierabend Ihren digitalen und analogen Schreibtisch auf, um so am nächsten Tag wieder frisch starten zu können.
  • Ablenkungen: Vermeiden Sie unnötige Ablenkungen. Wenn Sie einen Blog-Artikel oder ein Konzept schreiben, schließen Sie alle anderen Browser-Fenster, Programme, Chat-Programme oder Video-Player. Egal für wie multitaskingfähig Sie sich halten, es wird sie bremsen. Fokussieren Sie sich auf die eigentliche Aufgabe und machen Sie es sich nicht selber schwer.
  • Zu wenig Schlaf: Schlaf ist nicht nur wichtig für unsere Gesundheit, es beeinflusst auch maßgeblich unsere Produktivität. Klar, jeder von uns hat schon mal einen Arbeitstag ganz ohne oder mit nur wenigen Stunden Schlaf hinter sich gebracht, aber auf Dauer kann eine Produktivität hier nicht gewährleistet werden. Gönnen Sie sich daher ausreichend Schlaf.

Wenn Sie es schaffen, alleine diese vier Punkte zu beherzigen, werden Sie bald schon merken, dass Sie produktiver arbeiten. Darüber hinaus gibt es aber noch weitere Methoden, die Ihnen dabei helfen können.

Die Checkliste - Die einfachste und beste Produktivitäts-Methode

Es gibt eine vermeintlich sehr simple Methode, die bereits in der Vergangenheit die Antwort auf viele verschiedene komplexe Probleme in der Welt gewesen ist und Ihre Produktivität und Effizienz erheblich steigern kann – die Checkliste. Wenn man es mit großer Komplexität zu tun hat, braucht man ein System, um dieser Komplexität zu begegnen. Checklisten scheinen dabei eine fast absurd einfache Lösung zu sein. Dennoch helfen Sie tatsächlich dabei, Flugzeuge fliegen zu lassen, Menschen zu operieren oder jemanden auf den Mond zu schicken. So konnte der Arzt Atul Gawande durch die Implementierung der von ihm entwickelten Surgical Safety Checklist die Sterbe- und Komplikationsraten bei Operationen in Krankenhäusern auf der ganzen Welt signifikant senken*.

Aber auch wenn Sie kein Chirurg sind oder bei der Nasa arbeiten, kann Ihnen eine Checkliste bei Ihrer täglichen Arbeit helfen. Wir haben hier ein paar Anwendungs-Beispiele für Prozesse zusammengetragen, bei denen es sich lohnen kann, sie anhand einer Checkliste zu optimieren:

  • Produktentwicklung
  • Bewerbung eines neuen Produktes
  • Beantwortung von Kundenanfragen
  • Leitfaden für Kundenbefragungen
  • Organisation eines Teammeetings
  • Etablierung einer Morning Routine
  • Planung einer Dienstreise
  • etc.

Tatsächlich sind dies aber nur wenige Beispiele und möglicherweise gerade für Ihren Arbeitsbereich nicht zutreffend. Überlegen Sie sich in diesem Fall, welche Prozesse Sie immer wieder erneut durchlaufen und wo Ihnen möglicherweise Fehler unterlaufen oder Dinge vergessen werden. Genau dort können Sie ansetzen und anhand einer Checkliste Abhilfe leisten. Sie ist deshalb so hilfreich, weil sie unserem Gehirn die kognitive Arbeit abnimmt, sich an alles erinnern zu müssen. Eine gute Checkliste ist daher detailliert und durchdacht. Machen Sie sich ruhig etwas Mühe beim Erstellen, später holen Sie diese Zeit doppelt und dreifach wieder rein.

Beachten Sie bei der Erstellung folgende vier Schritte:

1. Schritt:

Beobachten Sie den Prozess, den Sie vereinfachen wollen (bei einem Webdesigner beispielsweise der Prozess zur Erstellung einer neuen Website).

2. Schritt:

Dokumentieren Sie den Prozess so detailliert wie möglich.

3. Schritt:

Verfeinern und verbessern Sie den Prozess.

4. Schritt:

Erstellen Sie die finale Checklist für den Prozess, testen und optimieren Sie diese.

Wann immer Sie Prozesse immer wieder durchlaufen müssen, lohnt sich die Erstellung einer Checkliste. Probieren Sie es doch selbst mal aus und überprüfen Sie, ob es Sie in Ihrem Arbeitsalltag erleichtert. Darüber hinaus gibt es aber noch weitere Methoden, die Ihnen helfen können, produktiver und effizienter zu werden.

Wir wollen Ihnen zwei spezielle Wege vorstellen, mit denen Sie sowohl das Aufschieben von Aufgaben vermeiden als auch die richtige Priorisierung Ihrer To Do’s in den Griff bekommen: Die Pomodoro-Technik und das Eisenhower-Prinzip.

Nutzen Sie die Pomodoro-Technik gegen das Aufschieben von Aufgaben

Prokrastination, also das Aufschieben von Aufgaben, ist vielleicht der größte Feind eines produktiven Arbeitsalltags. Aber warum schieben wir Menschen überhaupt Dinge auf? Warum fällt es uns manchmal so schwer einfach das Notwendige direkt zu erledigen? Dies hat tatsächlich einen biologischen Hintergrund. Sobald wir mit einer Aufgabe, die uns keine Freude bereitet, konfrontiert werden, wird in unserem Gehirn das Schmerzzentrum aktiviert. Das gefällt unserem Gehirn natürlich nicht und es versucht, dieses unangenehme Gefühl möglichst schnell wieder loszuwerden. Dazu greifen wir dann zu Ablenkungs-Mechanismen wie Wäsche waschen, mit dem Hund rausgehen, den Instagram-Feed checken oder Videos gucken. Dies lässt uns dann zumindest kurzfristig besser fühlen, die unliebsame Aufgabe ist aber immer noch nicht erledigt. Das Problem wird also nur aufgeschoben.

Daher lohnt es sich, jede Aufgabe direkt anzugehen, egal wie sehr wir innerlich rebellieren. Die gute Nachricht ist, dass Wissenschaftler herausgefunden haben, dass der Widerstand sukzessive kleiner wird, sobald man erstmal mit der Aufgabe begonnen hat. Die größte Hürde ist also der Start und wir fühlen uns mit fortschreitender Arbeitszeit immer besser und das ungute Gefühl im Gehirn nimmt ab.

Wie aber können wir diese erste und schwerste Hürde überwinden? Dabei kann die Pomodoro-Methode helfen. Um sie durchzuführen braucht man lediglich eine Stoppuhr. Bei dieser Methode teilen wir unsere Zeit in Arbeits- und Pausenblöcke ein, um ein maximales Maß an Konzentration zu erreichen. Gehen Sie dabei wie folgt vor:

1. Machen Sie alles, was irgendwie ablenken könnte, aus und beginnen sie mit der Aufgabe.

2. Stellen Sie einen Timer und arbeiten Sie 25 Minuten.

2. Machen Sie eine 5-minütige Pause.

3. Arbeiten Sie erneut 25 Minuten.

4. Machen Sie 5 Minuten Pause.

5. Arbeiten Sie 25 Minuten weiter.

6. Machen Sie 5 Minuten Pause

7. Arbeiten Sie 25 Minuten weiter.

8. Machen Sie 30 Minuten Pause.

Der wichtigste Effekt bei dieser Methode ist, dass es einem leichter fällt, eine Aufgabe zu starten, weil 25 Minuten ja erstmal gar nicht so schlimm klingen. Und sobald man diese hinter sich gebracht hat, fallen einem die folgenden Zyklen wesentlich leichter. Probieren Sie es aus!

Aufgaben mit dem Eisenhower-Prinzip ganz einfach priorisieren

Wir werden täglich sowohl im Privaten als auch beruflich mit vielen, mal mehr, mal weniger wichtigen Aufgaben konfrontiert. E-Mails beantworten, Brot kaufen, Wäsche waschen, Rechnungen schreiben, Kunden anrufen und so weiter. An manchen Tagen kommt einem die Liste endlos vor und man weiß gar nicht wo man anfangen soll. Gerne lässt man sich dann auch während der Erledigung wichtiger Aufgaben von vermeintlich unwichtigen To Do’s unterbrechen, was den Workflow erheblich stört. Um hier Ordnung rein zu bringen und die wichtigen Aufgaben zu filtern, hilft die sogenannte Eisenhower-Matrix. Sie ist, wie der Name schon sagt, nach dem 34. Präsidenten der USA, Dwight D. Eisenhower, benannt, einem vermeintlich sehr produktiven Menschen.

Kategorisieren Sie Ihre To Do’s ganz einfach anhand der Matrix:

Ist eine Aufgabe dringend und wichtig, gehen Sie sie unverzüglich an, hier kann nichts aufgeschoben werden. Fallen mehr als eine Aufgabe in diese Kategorie, priorisieren Sie nach der Wichtigkeit. Ist sie nicht dringend, aber wichtig, entscheiden Sie, wann Sie sie erledigen wollen und setzen Sie eine klare Deadline, die nicht zu weit in der Zukunft liegt. Gehen Sie diese To Do’s an, sobald die dringenden und wichtigen Aufgaben alle erledigt sind. Versuchen Sie Aufgaben, die dringend, aber nicht wichtig sind, weiter zu delegieren oder, sofern möglich, zu automatisieren wie beispielsweise das Bezahlen regelmäßiger Rechnungen. Und zuletzt gibt es Dinge, die weder wichtig noch dringend sind und diese sollten Sie schlichtweg von Ihrer To-Do-Liste löschen. Sie können diese Matrix sowohl dazu nutzen, ganze Monate im Vorfeld zu planen als auch einen einzigen Tag.

Fazit

Höhere Produktivität bedeutet, wichtige Dinge auf einem konstanten Level zu erledigen. Wichtig ist dabei, unbewusste Produktivitätskiller zu eliminieren und Methoden in den eigenen Arbeitsalltag zu integrieren, die dabei helfen, die Effizienz zu steigern. Welche Methoden dabei die richtigen sind, muss natürlich jeder selber herausfinden. Probieren Sie aus, ob die Pomodoro-Methode etwas für Sie ist oder die Eisenhower-Matrix Ihnen bei der Priorisierung Ihrer Aufgaben hilft. Vielleicht ist Ihnen aber auch die gute alte Checkliste am liebsten. Teilen Sie Ihre Erfahrungen gerne auch über unsere Social Media Kanäle und tauschen Sie sich innerhalb der Community aus!

*Quelle: Gawande, Atul: The Checklist Manifesto – How to get things right

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