Buchhaltung für Selbstständige und Freiberufler

Für viele Selbstständige erzeugt allein der Gedanke an die eigene Buchhaltung schon Bauchschmerzen. Eigentlich will man doch jetzt voll durchstarten und sich auf sein Kerngeschäft konzentrieren. Stattdessen beschäftigen Sie sich stundenlang mit dem Sammeln von Rechnungen und versuchen irgendwie einen Überblick zu behalten. Und das alle Jahre wieder.

Allerdings ist das Thema Buchführung vor allem für Solo-Selbstständige und Freiberufler gar nicht so kompliziert. Wenn man sich von Anfang an eine Struktur schafft und sich an dieser orientiert, wird die Buchhaltung ganz schnell zur Routine nebenbei und frisst wesentlich weniger Zeit als befürchtet. Wie man sich dabei am besten aufstellt, erklären wir in folgendem Beitrag.

Was bedeutet Buchführung?

Die Buchführung eines Unternehmens umfasst alle Einnahmen, Ausgaben, Abschreibungen und Investitionen. Dazu gehören unter anderem folgende Punkte:

  • Einnahmen aus Produktverkäufen oder Dienstleistungen
  • Ausgaben für die Büromiete
  • Ausgaben für Büromaterialien, Hard- und Software
  • Ausgaben für Rohstoffe oder Betriebsstoffe
  • Leasingraten für Dienstfahrzeuge
  • Personalkosten (Löhne, etc.)

Im Gegensatz zu Kapitalgesellschaften, Kaufleuten und Handelsgewerben gilt für Freiberufler keine doppelte Buchführungspflicht, dennoch müssen sie nach der EStDV §60 Absatz 4 eine Einnahmenüberschussrechnung führen, um darin Ihre Zahlungsströme zu erfassen. Diese ist aber nicht nur für das Finanzamt relevant, sondern kann zusätzlich beispielsweise bei der Beantragung von Krediten für eine Bank interessant sein.

Aber auch ohne diese Verpflichtungen macht es für jeden Selbstständigen Sinn, einen Überblick über die eigenen Transaktionen zu haben. So gehen keine Zahlungen unter und die Liquidität des Unternehmens kann stets im Auge behalten werden.

Steuererklärung und Einnahmenüberschussrechnung (EUR)

In der Regel muss man als Freiberufler oder Solo-Selbstständiger am Ende eines jeden Geschäftsjahres eine Steuererklärung inklusive einer korrekten Einnahmenüberschussrechnung abgeben. Einnahmen minus Ausgaben ergeben dabei Ihren Gewinn, der versteuert werden muss. Dabei ist es wichtig, dass jede Transaktion anhand von Rechnungen zu belegen ist. Daher sollten Sie sowohl alle Eingangs- als auch alle Ausgangsrechnungen aufbewahren. Heutzutage bietet sich eine digitale Archivierung an. So legen Sie zum einen den Grundstein für ein papierloses Büro und haben zum anderen zu jeder Zeit mit nur wenigen Klicks Zugriff auf Ihre Daten.

In einer unkomplizierten Einnahmenüberschussrechnung trennen Sie übersichtlich zwischen Einnahmen und Ausgaben und weisen die Mehrwertsteuer extra aus. Wenn Sie zusätzliche Kategorien wie beispielsweise Reise- oder Fahrtkosten festhalten möchten, kennzeichnen Sie dies einfach innerhalb der Tabelle oder legen sich zusätzliche Kategorien an. Mit einer solchen Übersicht kann eigentlich nicht viel schief gehen, sofern Sie folgende Punkte beachten:

  • Tragen Sie auf jeden Fall jede geschäftliche Transaktion ein
  • Tragen Sie die Daten chronologisch ein
  • Bewahren Sie alle Belege im Originalformat auf
  • Kategorisieren Sie die Belege, um sie später leichter wiederzufinden

Buchhaltungstool und Geschäftskonto verknüpfen

Wer es noch einfacher haben möchte, kann auf spezielle Buchhaltungs-Tools zurückgreifen. Heutzutage gibt es verschiedene Software-Anbieter, mit deren innovativen cloudbasierten Programmen die Buchhaltung digitalisiert und automatisiert werden kann. Verwalten Sie Ihre Belege und Rechnungen ganz einfach auf Ihrem mobilen Endgerät. Mit den exportierbaren Buchungsdaten können Sie Ihre Umsatzsteuervoranmeldung oder die jährliche Steuererklärung inklusive Einnahmenüberschussrechnung mit wenigen Klicks noch schneller durchführen. Durch die Automatisierung vieler Aufgaben sparen Sie Zeit und Geld. Die Vorteile auf einen Blick:

  • Erstellung der Einnahmenüberschussrechnung und Pflege des Customer Relationship Managements (Kundendatenbank)

  • Einfache Zusammenarbeit mit Steuerberater und Finanzamt: Import digitaler Belege, formgerechter DATEV-Export und Umsatzsteuervoranmeldung

  • Abfotografieren von Belegen via App

  • Automatische Verbuchung

  • Übertragung von Kontenumsätzen in die Buchhaltungssoftware, ganz ohne administrativen Aufwand

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Fazit

Wenn Sie diese Grundlagen zu einer Routine in Ihrem Arbeitsalltag machen, wird die Buchhaltung Ihnen womöglich sogar noch Freude bereiten. Immerhin ist ein schneller Blick auf womöglich steigende Gewinne ja auch ganz schön. Zumindest aber werden Sie so keine schlaflosen Nächte mehr wegen der anwachsenden Papierberge auf Ihrem Schreibtisch haben.

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